Numériser pour que la mémoire vive

La numérisation du patrimoine écrit répond à deux types de besoins essentiels influant sur le choix des collections à traiter. En premier lieu, cette technique offre une avancée majeure sur le plan de la « conservation » des archives. En second lieu, la numérisation permet de diffuser, au plus grand nombre, des collections patrimoniales conservées dans les services d’archives. La création des sites Internet et l’apparition des réseaux sociaux dans le monde du patrimoine écrit ont fait basculer bon nombre de contenus de rayonnages d’archives sur la toile, accessibles à tous. Très demandé, l’accès aux archives en ligne est la dernière étape d’un processus long, qui demande rigueur, concentration et méticulosité aux équipes dédiées à la numérisation. Outre le budget, important, il s’agit, pour les professionnels, de respecter des normes (nommage, indexation…) et des processus stricts (tri, classement, mise en ligne sur le site logiciel…) .

Toutes les archives ne peuvent pas être numérisées
Plusieurs types de documents peuvent être numérisés et sont accessibles en ligne sur le site des Archives départementales : registres d’état civil, fonds photos, presse, plans, recensements de population, registres matricules militaires… à ce jour, les plus demandés sont les registres d’état civil. Mais attention, tout ne peut pas être consulté ! Jean-Yves Noël, Responsable du Pôle diffusion et valorisation des Archives départementales d’Eure-et-Loir et Rosine Coutau, Directrice adjointe Responsable du Pôle Traitement des fonds, expliquent : « Il y a certaines obligations qui doivent être respectées. En ligne, nous ne pouvons diffuser que des registres d’état civil qui ont plus de
100 ans. Pour la consultation en salle de lecture, ces registrent doivent avoir plus de 75 ans ».

Un matériel spécifique
En plus de savoir-faire certains, la numérisation des archives requiert également du matériel adapté. Aux Archives départementales, une salle dédiée à cette opération permet aux équipes de numériser des documents de tout format, et notamment les grands documents qui nécessitent d’être largement dépliés. Par exemple, une table d’aspiration, acquise par le Département, permet de scanner des plans cadastraux (représentation graphique d’une commune). Installés sur un plan vertical et maintenu par aspiration sur le plan, le document à numériser est ainsi photographié grâce à du matériel professionnel (chambre photo numérique).

La mise en ligne des archives
La mise en ligne des archives n’est pas une obligation légale. Les Archives départementales ont l’obligation de communiquer les archives librement communicables à toute personne qui en fait la demande (Code du patrimoine) mais pas obligatoirement sous forme numérisée sur le site Internet, ni par scan envoyé ensuite par mail. Les choix de mise en ligne dépendent de la politique du service et des contraintes matérielles, techniques et budgétaires. La consultation en salle de lecture reste la norme pour les fonds non mis en ligne.
La salle de consultation des Archives départementales d’Eure-et-Loir est ouverte au public le lundi, mercredi et jeudi de 9h à 17h30 et le vendredi de 9h à 16h.
▷ Plus de renseignements au 02 37 88 82 20.